¿Quién es el responsable del sistema de gestión?
¿El coordinador?
Por lo general, en las empresas se cuenta con un líder o un coordinador de sistemas de gestión.
Cualquier tema, novedad, resultado asociado al sistema de gestión, ¿quién es el responsable?
El coordinador.
Si se presentan no conformidades en la auditoría de certificación o de seguimiento, ¿quién es el responsable?
El coordinador.
Los ojos de la gerencia y de los demás miembros están orientados al coordinador.
Lo señalan, lo responsabilizan o lo culpan de cualquier evento del sistema.
Si se presenta un accidente, ¿quién es el culpable? El coordinador.
Si las acciones correctivas no cuentan con un análisis de causas o los planes de acción no eliminan las no conformidades, ¿quién es el culpable?
El coordinador.
Si los indicadores no cumplen la meta, el responsable: Coordinador del sistema.
El coordinador termina cargado con todo el sistema de gestión.
Alerta! Si esto te suena familiar a lo que sucede en tu empresa. ¡Alerta!
Tienes un sistema que depende del coordinador y una cultura alejada de la gestión por procesos y de líderes.
Según la ISO 10010:2022, la cultura se define como “valores compartidos, creencias, historia, ética, actitudes y comportamientos observados” que están integrados dentro de una organización.
¿Cuál es la cultura de esta empresa? Se refleja una actitud de señalamiento y/o un comportamiento de culpabilizar al coordinador.
Se observa en esta cultura que los valores compartidos están asociados a evadir responsabilidades relacionadas con el sistema y solo delegarlas al coordinador.
La dirección no cumple con su compromiso al asignar toda la responsabilidad al coordinador del sistema.
Acorde a la ISO 9001, en 5.1.1 Generalidades, la alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión de la calidad. Se requiere: h) comprometiendo, dirigiendo y apoyando a las personas para contribuir a la eficacia del sistema de gestión de la calidad.
Es una responsabilidad de la dirección, mientras que el coordinador lo apoya en esto.
Cada proceso cuenta con un líder, quien gestiona con su equipo de trabajo las actividades y el cumplimiento del estándar o procedimiento, así como:
- Acciones para abordar riesgos y su seguimiento.
- Indicadores de gestión – Resultados.
- Análisis de datos.
- Toma de acciones correctivas con análisis de causas.
- Planes de acción relacionados con la gestión del cambio.
- Tratamiento de salidas no conformes (si aplican a su proceso).
- Solicitar recursos para el proceso.
El coordinador del sistema organiza a los líderes o grupos para que trabajen juntos de manera adecuada y eficaz.
Realiza seguimiento a los procesos y se comunica con los líderes con el fin de que el sistema cumpla con su eficacia y eficiencia.
Apoya con el conocimiento de los temas, principalmente en lo relativo al conocimiento de la norma.
Si se debe actualizar un procedimiento, el coordinador colabora con el líder del proceso en la documentación.
Pero, ¿quién es el responsable de actualizar el procedimiento de un proceso? El líder de ese proceso.
Si se presenta un accidente, existe un proceso natural de investigación del mismo. Se puede contar con el coordinador para liderar la investigación.
Ahora bien, si es grave, dentro de la investigación debe participar un profesional con licencia en SST.
Es una gestión holística, donde deberían participar todos los líderes de procesos con su aporte.
Pensar que el sistema depende únicamente del coordinador es un error que debes evitar.
Como dice Robin Sharma: “El verdadero liderazgo no se trata de tener todas las respuestas, sino de crear un entorno donde el equipo se sienta responsable de los resultados. El éxito de una empresa es el reflejo del trabajo en equipo, no de un solo individuo.”
Transforma tu cultura, piensa en una gestión por procesos y en líderes con equipos ágiles enfocados en la mejora de la empresa.
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