Si no estás controlando los correos electrónicos, tienes un error o una falla en tu empresa.
¡Anotando que no necesariamente todos los correos de la empresa!
Una de las debilidades en algunas empresas con sistemas de gestión está relacionada con el control de la información documentada.
Existen resultados de las diferentes actividades que se desarrollan en la empresa.
A estos resultados que proporcionan evidencia los denominamos registros.
En una publicación anterior, revisamos las definiciones relacionadas con proceso, procedimiento, registro, formato y si deben tener código: https://shorturl.at/M7GZi
Ahora, enfocándonos en el caso: ¿Por qué debo controlar los correos?
Revisemos un proceso comercial, donde existen diferentes comunicaciones con el cliente, asociadas, por ejemplo, al diseño de una casa.
El cliente aprueba las modificaciones al diseño por correo electrónico, y en el procedimiento estableciste que ese sería la evidencia o el soporte de la aprobación.
¿Debes guardar este correo electrónico? ¡Sí!
Y de acuerdo con 7.5.3.2 de la ISO 9001 y de otras normas como la ISO 45001 o la ISO 14001, debes definir los controles para este registro.
¿Dónde lo almacenarás y cómo lo preservarás? En el computador. Además, debes establecer un control de respaldos o copias de seguridad de estos archivos.
Recuperación y acceso: Puedes indicar la ruta que defina dónde está almacenado este registro y cómo acceder a él: por nombre del cliente, por fecha, etc.
Disposición: Puedes establecer un tiempo de retención que te permita luego destruirlo. Para este caso, si es digital y se mantiene en el computador y luego en una copia o respaldo, puede ser permanente.
¿Debo controlar todos los correos electrónicos?
Los que, de acuerdo con el sistema, el proceso y el procedimiento, se definan como soportes de la actividad.
Si esto lo planeas desde que estás documentando el procedimiento, ¡será una tarea más sencilla!
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