¿Deben contar con un encabezado?
¡Si respondiste sí a cualquiera de estas dos preguntas, estás en un ERROR!
3 definiciones claves para iniciar:
- Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto.
- Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso de acuerdo con la norma ISO 9000:2015.
- Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades realizadas.
De acuerdo con esto, los pasos en una empresa que implementa un sistema de gestión son:
- Se determinan los procesos.
- Se documentan los procedimientos.
- Al implementar estos procedimientos de los procesos, se generan registros.
Para un proceso, se pueden establecer uno o varios procedimientos.
De un procedimiento, se pueden generar uno o varios registros cuando se implementan.
Veamos un ejemplo:
Para el proceso de Gestión Humana de la empresa, se documentó un procedimiento.
En este procedimiento se explican los pasos para la selección del personal, contratación, inducción, y formación.
¿Y los formatos?
Cuando estás documentando el procedimiento, defines cuál será la evidencia que se generará cuando se realice cada actividad del procedimiento.
Esa evidencia es la que conocemos como registro.
Para que estas evidencias estén más organizadas, se pueden crear formatos.
Diferencia:El formato es una plantilla o esquema que se diseña para obtener información de la actividad realizada. Está en blanco.
Cuando se implementa este formato y se diligencia, se convierte en un registro.
Tanto procedimientos como registros son información documentada que la empresa debe controlar.
Revisa esta publicación donde explicamos: ¿Cuál es la información documentada requerida por la ISO 9001:2015?
Bueno, ¿pero deben tener código?
Cuando se van a crear los procedimientos, o cualquier otra información documentada, la norma ISO 9001 requiere:
7.5.2 Creación y actualización
Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado:
- a) La identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia);
- b) El formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico);
- c) La revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.
Como líder de calidad, consultor o auditor, revisas este literal a) sobre la identificación y descripción de la información documentada.
Existen diferentes métodos para hacerlo, por ejemplo, con un título: Procedimiento de Gestión Humana, y se puede agregar la fecha: 20-08-2024.
La norma ISO 9001, tampoco ISO 14001 ni ISO 45001 requieren código. Ya es decisión de la empresa si desea implementar un código para apoyar la identificación.
De acuerdo con el literal c), la empresa debe establecer cómo se revisará y aprobará esta información documentada.
Puedes establecer un control en el que el líder del proceso revise y la gerencia apruebe. ¿Cómo? dependerá de tus recursos, anteriormente se imprimían y se registraban las firmas como señal de revisión y aprobación.
Hoy existen diferentes herramientas digitales. Puedes contar con un correo que soporte la revisión y otro correo para la aprobación.
O utilizar un software como nuestra solución /tetra_ que permite revisar y aprobar la información documentada, manteniendo la trazabilidad con el usuario y la fecha de la misma.
Para controlar los registros revisa esta publicación: https://shorturl.at/qXeQr
Necesitas ayuda para controlar la información documentada en tu empresa, contáctanos.
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