Si no estás controlando los correos electrónicos, tienes un error o una falla en tu empresa.   ¡Anotando que no necesariamente todos los correos de la empresa!   Una de las debilidades en algunas empresas con sistemas de gestión está relacionada con el control de la información documentada.   Existen resultados de las diferentes actividades que se desarrollan en la empresa.   A estos resultados que proporcionan evidencia los denominamos registros.   En una publicación anterior, revisamos las definiciones relacionadas con proceso, procedimiento, registro, formato y si deben tener código: https://shorturl.at/M7GZi   Ahora, enfocándonos en el caso: ¿Por qué debo controlar los correos?   Revisemos un proceso comercial, donde existen diferentes comunicaciones con el cliente, asociadas, por ejemplo, al diseño de una casa.   El cliente aprueba las modificaciones al diseño por correo electrónico, y en el procedimiento estableciste que ese sería la evidencia o el soporte de la aprobación.   ¿Debes guardar este correo electrónico? ¡Sí!   Y de acuerdo con 7.5.3.2 de la ISO 9001 y de otras normas como la ISO 45001 o la ISO 14001, debes definir los controles para este registro.   ¿Dónde lo almacenarás y cómo lo preservarás? En el computador. Además, debes establecer un control de respaldos o copias de seguridad de estos archivos.   Recuperación y acceso: Puedes indicar la ruta que defina dónde está almacenado este registro y cómo acceder a él: por nombre del cliente, por fecha, etc.   Disposición: Puedes establecer un tiempo de retención que te permita luego destruirlo. Para este caso, si es digital y se mantiene en el computador y luego en una copia o respaldo, puede ser permanente.   ¿Debo controlar todos los correos electrónicos?   Los que, de acuerdo con el sistema, el proceso y el procedimiento, se definan como soportes de la actividad.   Si esto lo planeas desde que estás documentando el procedimiento, ¡será una tarea más sencilla!   Si quieres mejorar como auditor, como consultor o como líder de procesos, ingresa a nuestra comunidad. Si te quieres unir, accede a nuestro grupo de WhatsApp: https://shorturl.at/qXeQr Haz clic en Ricardo Ávila Soto + Seguir + 🔔 Ayudo a consultores y auditores a escalar con mi Método 3PS en 3 meses.

SMART ¿Puedes rebajar 50 kilos en 30 minutos? Ese objetivo no cumple con la metodología SMART. Tampoco con lo requerido en los puntos 6.2.1 y 6.2.2 de la ISO 9001. Así sucede con los objetivos de calidad que se establecen en algunas empresas. No son SMART: S: (Specific) EspecíficosM: (Measurable) MediblesA: (Achievable) AlcanzablesR: (Realistic) Realistas o RelevantesT: (Time-bound) Duración limitada No establezcas objetivos tan ambiciosos que no puedas cumplir. Otra característica importante es planear cómo se logrará este objetivo. Esa es la clave.  La metodología SMART puede ayudarte a establecer los objetivos de calidad. Observa el video Formación  Estructura de la norma ISO 9001:2015 Click here Interpretaras las normas ISO 9001 Fortalecerás tus competencias para que puedas escalar en la empresa donde laboras o te independices, emprendas y viajes por el mundo realizando consultorías o auditorías internas.

¿Preguntar los 5 porqués es lo mejor para resolver problemas? ¡Sí! Es la respuesta natural, recomendada por grandes consultores, empresarios y líderes de procesos que la utilizan. Esta técnica, desarrollada en la década de 1930 por Sakichi Toyoda, el fundador de Toyota Industries Corporation. Alcanzó popularidad en 1950 gracias a Taiichi Ohno, el arquitecto del “Toyota Production System”. Los 5 porqués se basan en una premisa simple: cuando ocurre un problema, pregúntese “¿Por qué?” hasta cinco veces, hasta que se vea una solución viable.   Esta es una técnica de resolución de problemas diseñada para ayudar a las empresas a descubrir la causa raíz de un problema.   La respuesta a cada por qué adicional ayuda a los equipos a profundizar un poco más, hasta que tanto la naturaleza del problema como la solución queden claras.   Ventaja: Es lo mejor cuando estás intentando resolver un problema. Encontrarás causas y plantearás acciones para eliminarlas.   ¿Es lo mejor para liderar un equipo?   ¿Es la mejor técnica para que los líderes presenten su punto de vista?   De acuerdo con Michael Bungay Stanier, sí, hay un lugar para preguntar “¿Por qué?” en la vida organizacional.   No es recomendable si estás en una conversación enfocada con las personas que diriges. Dos razones: Los pones a la defensiva si el tono es ligeramente incorrecto.   De repente, tu “¿Por qué…?” suena como “¿Qué diablos estabas pensando?” A partir de ahí, cohíbes la participación y las ideas no fluyen.   Dependencia: Al preguntar por qué, obtienes más detalles y tú solucionas el problema.   Esto puede generar un círculo vicioso de excesiva dependencia hacia ti. Solución: Replantea la pregunta “¿Por qué?” comenzando con “¿Qué?”.   Cambia, por ejemplo: “¿Por qué hiciste eso?” por “¿Qué esperabas aquí?”   En lugar de “¿Por qué pensaste que era una buena idea?” pregunta “¿Qué te hizo tomar esta decisión?”   Inténtalo, empoderarás a tu equipo de trabajo. Si quieres mejorar como auditor, como consultor o como líder de procesos, ingresa a nuestra comunidad. Si te quieres unir, accede a nuestro grupo de WhatsApp: https://shorturl.at/qXeQr   Haz clic en Ricardo Ávila Soto + Seguir + 🔔 Ayudo a consultores y auditores a escalar con mi Método 3PS en 3 meses.

Como consultor, líder de procesos y auditor, es importante repasar las normas.   ¿Cuáles son las normas para la calidad?   En este video, explicamos las normas para la calidad.   ¿Cómo implementar un sistema de gestión de calidad?   ¿Y cuáles son las normas para encontrar orientaciones sobre la información documentada?   ISO 9000: Fundamentos y vocabulario ISO 9001: Requisitos ISO 9002: Guía de aplicación de ISO 9001 ISO 10013: Orientación para la información documentada     He corregido algunos errores menores y ajustado la redacción para mayor claridad. Estamos creando una comunidad para fortalecer a consultores, líderes de procesos y auditores que deseen mejorar su nivel. Si te quieres unir, accede a nuestro grupo de WhatsApp: https://shorturl.at/qXeQr   Haz clic en Ricardo Avila Soto + Seguir + 🔔 Ayudo a consultores y auditores a escalar con mi Método 3PS en 6 meses. #iso9001 #iso14001 #iso45001 #iso19011 https://youtu.be/Q49bV_cq4LE%20