Hace 20 años escapé de ser un mal auditor. Existen varias cadenas que te atan a ser un mal auditor de normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001. Con estas 10 puedes evaluarte para empezar. No dominar la norma que es un criterio de auditoría. No dominar los conceptos básicos de auditoría. No prepararte para la auditoría. No manejar el ego. No escuchar. No manejar el tiempo. No tomar notas. No comunicarse claramente. No diferenciar auditoría y consultoría. No manejar el tono de voz. Y podemos seguir listando diferentes puntos. ¿Cómo romper estas cadenas? La primera es fundamental: comprender cada norma del sistema de gestión que estés auditando. Así de sencillo: leer, conocer e interpretar cada requisito. Si no lo comprendes, tu destino es ser un mal auditor.        2. La segunda es comprender los conceptos de auditoría. En otra publicación nos concentramos en la diferencia entre programa y plan de auditoría. VER ERRORES DEL AUDITOR: https://shorturl.at/xq3Sx Todo esto acorde a la ISO 19011:2018. Revisemos en este post los siguientes conceptos: Criterios de auditoría: Conjunto de requisitos usados como referencia frente a los cuales se compara la evidencia objetiva. Las normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, entre otras, se utilizan como referencia para compararlas con la evidencia objetiva. También son criterios: procedimientos, manuales de la empresa, especificaciones del cliente, requisitos legales, entre otros. Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente para los criterios de auditoría y que es verificable. La evidencia es toda esa información que encuentras, escuchas u observas relacionada con la norma que estés auditando y cualquier otro criterio. Lo importante es recordar que esta evidencia debe ser objetiva al contar con soportes de la existencia o veracidad de algo. Por ejemplo, una evidencia: Al realizar un recorrido por el taller de metalmecánica, en la sección de corte, existen dos trabajadores realizando actividad de soldadura que no cuentan con protección facial (careta) como elemento de protección personal. Hallazgo: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. El resultado de la comparación de la evidencia frente a la norma ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 o frente a otro criterio de auditoría como la ley es el hallazgo. Los hallazgos pueden ser de 4 tipos: Conforme: Cumplimiento del requisito. No Conforme: Incumplimiento del requisito. Observación: Riesgo de incumplimiento del requisito. Fortaleza: Actividad que se desarrolla que supera el cumplimiento y se resalta. En resumen: Evalúas la evidencia frente al criterio de auditoría y de esto generas el hallazgo, que puede ser conforme o no conforme. Siguiendo con el ejemplo de la evidencia en el taller de metalmecánica, tenemos: Evidencia: Taller de metalmecánica, en la sección de corte, existen dos trabajadores realizando actividad de soldadura que no cuentan con protección facial (careta) como elemento de protección personal. Criterio: ISO 45001, Requisito 8.1.2: La organización debe establecer, implementar y mantener procesos para la eliminación de los peligros y la reducción de los riesgos para la SST utilizando la siguiente jerarquía de controles: e) utilizar equipos de protección personal adecuados. Al evaluarlo, se genera un hallazgo no conforme. Es un incumplimiento del 8.1.2 de ISO 45001. Seguiré compartiendo información para eliminar estas cadenas que te amarran a ser un mal auditor. Estamos creando una comunidad para fortalecer consultores, líderes de procesos, auditores que deseen subir su nivel. Si te quieres vincular, accede al grupo de WhatsApp: https://chat.whatsapp.com/Hmq16fuVEaj7RD7eTCmj0c

No solo los auditores, también los consultores, asesores, implementadores o quienes son responsables de las auditorías internas en la empresa. Al implementar un sistema de gestión de calidad acorde a ISO 9001, ISO 14001 o ISO 45001, se realiza una auditoría interna. Esta auditoría interna busca verificar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma, del cliente, de la organización y de las partes interesadas. También se puede incluir la ley como requisito de auditoría para los diferentes procesos. Se ejecuta la auditoría interna previa a la auditoría de certificación y se convierte en una carrera maratónica en la toma de acciones. ¿Cuál es el resultado? Además de las no conformidades, se vuelve una tradición realizar la auditoría interna religiosamente antes de cada visita del certificador. ¿Cada cuánto? Una vez al año. ¿Cuál es el error? Ninguna norma establece cada cuánto. En el numeral 9.2.1 de todas las normas se establece: “La organización debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados”. En español, la empresa o el responsable define ese espacio de tiempo entre una y otra auditoría interna. Como te explico, el error natural es solo realizar una auditoría de forma anual. Segundo error: No comprender la diferencia entre programa y plan de auditoría. Solución: ¿Qué es un programa? En el numeral 9.2.2 de ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 o ISO 28000 encontrarás: “La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios programas de auditoría interna” y si sigues leyendo encontrarás la clave. Listo, pero ¿qué es un programa de auditoría? Son acuerdos para un conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico, acorde con ISO 19011:2018. Para comprender la diferencia, en la definición está: una o más auditorías planificadas, por lo que es la suma de todas las auditorías que realizarás en ese tiempo que definiste. Si el tiempo es anual, en tu programa puedes definir tres ciclos de auditoría, por ejemplo, uno en marzo, otro en junio y otro en octubre. ¿Qué procesos auditarás en el primer ciclo? Sigues leyendo la norma en 9.2.2 y encontrarás otra clave. Si estás en calidad con ISO 9001: “deben tener en consideración la importancia de los procesos involucrados, los cambios que afecten a la organización y los resultados de las auditorías previas”. Con esto revisarás su importancia, por ejemplo, procesos misionales, cuántas no conformidades se presentaron en el programa anterior y si existen cambios. Elabora un análisis de lo anterior y con esto defines qué auditarás en cada ciclo. Y ¿qué es un plan de auditoría? Es la descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría. Ahora defines para cada ciclo un plan de auditoría. Vas a planear todos los detalles para que esa auditoría sea exitosa. En realidad, es una actividad de planeación, definiendo a qué hora inicia, cómo serán los traslados al sitio, toda la logística, comunicaciones, guías asignados, para que esa auditoría sea exitosa. Con el ejemplo, tenemos entonces un programa de auditoría y tres planes de auditoría. Si necesitas ayuda en mejorar la preparación de las auditorías internas en tu empresa, contáctanos. Estamos creando una comunidad para fortalecer a consultores, líderes de procesos y auditores que deseen subir su nivel. Si te quieres vincular, accede al grupo de WhatsApp

Estresado por una auditoría Por lo general, la mayoría de las empresas realizan auditorías internas una vez al año. Ninguna norma ISO establece cada cuánto se debe realizar la auditoría interna. La dirección de la empresa debe establecer el intervalo para realizarlas. Te avisaron que la auditoría interna es la próxima semana. ¿Qué debes revisar en tu proceso? Eres un auditor y debes preparar la lista de verificación para la auditoría. ¿Qué numerales auditar? Te recomendamos los siguientes puntos para evitar el estrés, siguiendo el ciclo PHVA: 8 puntos claves para una auditoria ISO 9001 8 puntos claves para una auditoria ISO 9001 8 puntos claves para una auditoria ISO 9001 8 puntos claves para una auditoria ISO 9001 Requisitos del Planear – P Determinación del proceso: En español, revisa la caracterización del proceso o la descripción del mismo acorde a lo requerido en el numeral 4.1 de ISO 9001. Observa este video donde explicamos este numeral de la norma ISO 9001 – https://shorturl.at/ahkEx https://youtu.be/wisVUURyg8M?si=CUE0b6lhpfBWHeHU Requisitos del Hacer – H Procedimientos del proceso: Un procedimiento explica cómo se realiza el proceso. Revisa el procedimiento, léelo. Una mala práctica es leerlo solo el día de la auditoría. Aquí es clave conocer cuál es el objetivo de tu proceso y existirán numerales específicos para lo que estás haciendo acorde a ISO 9001. Por ejemplo, si eres compra, te aplicarán los numerales 8.4.1, 8.4.2, 8.4.3. Si tienes un proceso misional, aplicarán: 8.1, 8.5.1, 8.5.2 de ISO 9001 por lo general.  Control de información documentada: El procedimiento tiene una versión, una fecha; revisa si está vigente, compárala con el listado maestro de documentos. Revisa si tienes la última versión aprobada.    ¿Dónde debes almacenar los registros de tu proceso? ¿Los impresos? ¿Los digitales? En tu lista de verificación, esto corresponde a los numerales 7.5.2 y 7.5.3 de ISO 9001 (también para ISO 45001, ISO 14001, entre otras normas). Te recomiendo este video: https://shorturl.at/F5XPx Riesgos y oportunidades:¿Cuáles se identificaron para tu proceso? ¿Qué acciones se establecieron para que no se materializaran? Revisa las fechas y la eficacia de la acción. Acorde a 6.1.1 y 6.1.2 de ISO 9001. Requisitos del Verificar – V Indicadores: Aquí es donde debes tener el resultado del indicador que se estableció para tu proceso, en la frecuencia definida por la organización. Esto acorde al numeral 9.1.1 de ISO 9001. Requisitos de Actuar – A Análisis de datos: De los resultados de los indicadores, analizarás su comportamiento. ¿Qué está pasando para no llegar al 100% o a cumplir la meta? Todo esto acorde al numeral 9.1.3 de ISO 9001. Acciones correctivas: Si no se cumplió la meta, enfócate en realizar un buen análisis de causas para establecer acciones y eliminarlas. Comprende la diferencia entre corrección y acción correctiva. https://shorturl.at/0eT47  Todo esto acorde al numeral 10.2 de ISO 9001. Política de la calidad: Aporta mucho valor comprenderla acorde a 5.2 de ISO 9001 y los objetivos de calidad acorde a 6.2 de ISO 9001.    ¿Desde mi proceso qué estoy haciendo para que se cumplan estos objetivos y esta política? Elimina el estrés de la auditoría. Con estos puntos puedes prepararte. ¿Agregarías alguno más? Coméntalo. Descarga los 08 puntos claves a continuación: