24 Requisitos de Información documentada acorde a ISO 9001:2015
¿Cuál es la Información documentada requerida por la ISO 9001:2015? Antes de iniciar repasa estas tres claves: Información documentada↳ Se refiere a la información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene y que puede estar en cualquier formato y medio, pudiendo provenir de cualquier fuente. Mantener Información documentada↳ Aquellos documentos que precisan el quién hace qué, cómo, cuándo, dónde y con qué relacionado con el requisito. Puede ser un Manual, un procedimiento, una guía. 3. Conservar información documentada ↳ Denota los documentos necesarios para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos. Los que conocíamos como registros. De acuerdo a esto, tenemos: Mantener Información Documentada: Alcance del Sistema de Gestión de Calidad (4.3) Apoyar la operación de los procesos (4.2 a. ) / Proceso se ha llevado a cabo según lo planificado, Demostrar la conformidad del producto y servicio (8.1) Política de Calidad (5.2) Objetivos de calidad (6.2) Conservar Información documentada: Confianza de que los procesos se realizan según lo planificado (4.4.2 b.) / Proceso se ha llevado a cabo según lo planificado, Demostrar la conformidad del producto y servicio (8.1) Recursos de seguimiento y medición son idóneos (7.1.5.1) Calibración de los recursos de monitoreo y medición (7.1.5.2) Competencias (7.2) Revisión de requisitos para los productos y servicios (8.2.3.2) Nuevos requisitos para los productos y servicios (8.2.3.2) Entradas del diseño y desarrollo* (8.3.3) Controles de diseño y desarrollo*(8.3.4) Salidas en diseño y desarrollo* (8.3.5) Cambios en el diseño y desarrollo* (8.3.6) Evaluación, selección, seguimiento, reevaluación de proveedores (8.4.1) Identificación y trazabilidad* (8.5.2) Propiedad del cliente o proveedores externos (8.5.3) Control de cambios en Producción/provisión del servicio (8.5.6) Liberación del producto/servicio con el criterio de aceptación y trazabilidad (8.6) Salidas no conformes (8.7.2) Seguimiento, medición, análisis y evaluación (9.1.1) Implementación del Programa de auditoría interna y de los resultados (9.2.2) Revisión por la dirección (9.3.3) Acciones correctivas tomadas y los resultados (10.2.2) Un Bono para este tema: Existe Información documentada que se debe asegurar su: ↳ Creación, actualización y control (7.5.3.1, 7.5.3.2) Otro Bono: Información documentada disponible ↳ Características del producto a producir, los servicios a prestar ( 8.5.1) Si quieres mejorar como auditor, como consultor, como líder de procesos, ingresa a nuestra comunidad. Si te quieres unir, accede a nuestro grupo de WhatsApp: https://shorturl.at/qXeQr ♻ Compártelo si esto es de valor para todos Y sigue a Ricardo Avila para más información
¿Cómo auditar riesgos y oportunidades? ISO 9001
¿Cómo auditar riesgos y oportunidades? La gestión de los riesgos permite a la empresa tomar acciones para reducirlos o mitigarlos. Una falla común en las empresas con sistemas de gestión se centra en no gestionar estos riesgos o en no aprovechar las oportunidades. Las normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, entre otras, incluyen el: Enfoque basado en riesgos. Anota estos numerales: 4.1, 4.2, 6.1.1 y 6.1.2 para ISO 9001. La clave es la siguiente: Los riesgos y oportunidades se determinan considerando el contexto (4.1) y las necesidades y expectativas de las partes interesadas (4.2). Cuando la organización comprende su contexto, determinará las cuestiones externas o internas que afectan su capacidad de cumplir con sus objetivos. Para esto existen diversas metodologías, como DOFA, PESTEL, y el Diagrama de las 5 fuerzas de Porter, entre otras. De esas cuestiones, conversa con el auditado. Solicita que te explique cuáles son. Puede presentarte su matriz DOFA o cualquier tipo de documento. Lo importante es que comprendas cuáles son las cuestiones. Por ejemplo, puede indicarte que una debilidad es la alta rotación del personal, lo que genera fallas en la fabricación del producto. Pregunta cuáles son los riesgos que determinaron. Comprendiendo el contexto o lo que te explicó anteriormente, encontrarás una relación. Por ejemplo, para la debilidad de alta rotación, identificaron el riesgo de no cumplir con la entrega al cliente debido a reprocesos o productos no conformes. Ten en cuenta y pregunta sobre la valoración del riesgo. Estos son los pasos: Identificación Análisis Evaluación Medida de intervención Seguimiento Indaga si utilizan algún método para analizar qué tan probable es que esto pase, qué tan grave es, y evalúa el nivel de riesgo. Según el numeral 6.1.2 de ISO 9001, la organización debe planificar las acciones para abordar estos riesgos y oportunidades, y se requiere que se evalúe la eficacia de estas acciones. Con lo que te presente el auditado, acorde al nivel de riesgo, revisa cuál es la medida de intervención; estas son las acciones que requiere el numeral 6.1.2 de ISO 9001. Pregunta: ¿Cómo realizan el seguimiento a este plan de acción? Con estos puntos, obtendrás la evidencia para verificar la conformidad de los numerales 6.1.1 y 6.1.2 de ISO 9001. Estamos creando una comunidad para fortalecer consultores, líderes de procesos, auditores que deseen subir su nivel. Si te quieres vincular, accede al grupo de WhatsApp: https://shorturl.at/qXeQr Haz clic en Ricardo Ávila Soto + Seguir + 🔔 Ayudo a consultores y auditores a escalar con mi Método 3PS en 6 meses. 💥 ¿Sabías que el 70% de los auditores cometen errores críticos en sus reportes de no conformidad? Descubre cómo evitarlos y destacar en tu próxima auditoría ISO
Cómo escapar de convertirse en un mal auditor
Hace 20 años escapé de ser un mal auditor. Existen varias cadenas que te atan a ser un mal auditor de normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001. Con estas 10 puedes evaluarte para empezar. No dominar la norma que es un criterio de auditoría. No dominar los conceptos básicos de auditoría. No prepararte para la auditoría. No manejar el ego. No escuchar. No manejar el tiempo. No tomar notas. No comunicarse claramente. No diferenciar auditoría y consultoría. No manejar el tono de voz. Y podemos seguir listando diferentes puntos. ¿Cómo romper estas cadenas? La primera es fundamental: comprender cada norma del sistema de gestión que estés auditando. Así de sencillo: leer, conocer e interpretar cada requisito. Si no lo comprendes, tu destino es ser un mal auditor. 2. La segunda es comprender los conceptos de auditoría. En otra publicación nos concentramos en la diferencia entre programa y plan de auditoría. VER ERRORES DEL AUDITOR: https://shorturl.at/xq3Sx Todo esto acorde a la ISO 19011:2018. Revisemos en este post los siguientes conceptos: Criterios de auditoría: Conjunto de requisitos usados como referencia frente a los cuales se compara la evidencia objetiva. Las normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, entre otras, se utilizan como referencia para compararlas con la evidencia objetiva. También son criterios: procedimientos, manuales de la empresa, especificaciones del cliente, requisitos legales, entre otros. Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente para los criterios de auditoría y que es verificable. La evidencia es toda esa información que encuentras, escuchas u observas relacionada con la norma que estés auditando y cualquier otro criterio. Lo importante es recordar que esta evidencia debe ser objetiva al contar con soportes de la existencia o veracidad de algo. Por ejemplo, una evidencia: Al realizar un recorrido por el taller de metalmecánica, en la sección de corte, existen dos trabajadores realizando actividad de soldadura que no cuentan con protección facial (careta) como elemento de protección personal. Hallazgo: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. El resultado de la comparación de la evidencia frente a la norma ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 o frente a otro criterio de auditoría como la ley es el hallazgo. Los hallazgos pueden ser de 4 tipos: Conforme: Cumplimiento del requisito. No Conforme: Incumplimiento del requisito. Observación: Riesgo de incumplimiento del requisito. Fortaleza: Actividad que se desarrolla que supera el cumplimiento y se resalta. En resumen: Evalúas la evidencia frente al criterio de auditoría y de esto generas el hallazgo, que puede ser conforme o no conforme. Siguiendo con el ejemplo de la evidencia en el taller de metalmecánica, tenemos: Evidencia: Taller de metalmecánica, en la sección de corte, existen dos trabajadores realizando actividad de soldadura que no cuentan con protección facial (careta) como elemento de protección personal. Criterio: ISO 45001, Requisito 8.1.2: La organización debe establecer, implementar y mantener procesos para la eliminación de los peligros y la reducción de los riesgos para la SST utilizando la siguiente jerarquía de controles: e) utilizar equipos de protección personal adecuados. Al evaluarlo, se genera un hallazgo no conforme. Es un incumplimiento del 8.1.2 de ISO 45001. Seguiré compartiendo información para eliminar estas cadenas que te amarran a ser un mal auditor. Estamos creando una comunidad para fortalecer consultores, líderes de procesos, auditores que deseen subir su nivel. Si te quieres vincular, accede al grupo de WhatsApp: https://chat.whatsapp.com/Hmq16fuVEaj7RD7eTCmj0c
Dos errores que cometen los auditores internos de las normas ISO
No solo los auditores, también los consultores, asesores, implementadores o quienes son responsables de las auditorías internas en la empresa. Al implementar un sistema de gestión de calidad acorde a ISO 9001, ISO 14001 o ISO 45001, se realiza una auditoría interna. Esta auditoría interna busca verificar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma, del cliente, de la organización y de las partes interesadas. También se puede incluir la ley como requisito de auditoría para los diferentes procesos. Se ejecuta la auditoría interna previa a la auditoría de certificación y se convierte en una carrera maratónica en la toma de acciones. ¿Cuál es el resultado? Además de las no conformidades, se vuelve una tradición realizar la auditoría interna religiosamente antes de cada visita del certificador. ¿Cada cuánto? Una vez al año. ¿Cuál es el error? Ninguna norma establece cada cuánto. En el numeral 9.2.1 de todas las normas se establece: “La organización debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados”. En español, la empresa o el responsable define ese espacio de tiempo entre una y otra auditoría interna. Como te explico, el error natural es solo realizar una auditoría de forma anual. Segundo error: No comprender la diferencia entre programa y plan de auditoría. Solución: ¿Qué es un programa? En el numeral 9.2.2 de ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 o ISO 28000 encontrarás: “La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios programas de auditoría interna” y si sigues leyendo encontrarás la clave. Listo, pero ¿qué es un programa de auditoría? Son acuerdos para un conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico, acorde con ISO 19011:2018. Para comprender la diferencia, en la definición está: una o más auditorías planificadas, por lo que es la suma de todas las auditorías que realizarás en ese tiempo que definiste. Si el tiempo es anual, en tu programa puedes definir tres ciclos de auditoría, por ejemplo, uno en marzo, otro en junio y otro en octubre. ¿Qué procesos auditarás en el primer ciclo? Sigues leyendo la norma en 9.2.2 y encontrarás otra clave. Si estás en calidad con ISO 9001: “deben tener en consideración la importancia de los procesos involucrados, los cambios que afecten a la organización y los resultados de las auditorías previas”. Con esto revisarás su importancia, por ejemplo, procesos misionales, cuántas no conformidades se presentaron en el programa anterior y si existen cambios. Elabora un análisis de lo anterior y con esto defines qué auditarás en cada ciclo. Y ¿qué es un plan de auditoría? Es la descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría. Ahora defines para cada ciclo un plan de auditoría. Vas a planear todos los detalles para que esa auditoría sea exitosa. En realidad, es una actividad de planeación, definiendo a qué hora inicia, cómo serán los traslados al sitio, toda la logística, comunicaciones, guías asignados, para que esa auditoría sea exitosa. Con el ejemplo, tenemos entonces un programa de auditoría y tres planes de auditoría. Si necesitas ayuda en mejorar la preparación de las auditorías internas en tu empresa, contáctanos. Estamos creando una comunidad para fortalecer a consultores, líderes de procesos y auditores que deseen subir su nivel. Si te quieres vincular, accede al grupo de WhatsApp
8 puntos claves que debes revisar antes de una auditoria ISO 9001
Estresado por una auditoría Por lo general, la mayoría de las empresas realizan auditorías internas una vez al año. Ninguna norma ISO establece cada cuánto se debe realizar la auditoría interna. La dirección de la empresa debe establecer el intervalo para realizarlas. Te avisaron que la auditoría interna es la próxima semana. ¿Qué debes revisar en tu proceso? Eres un auditor y debes preparar la lista de verificación para la auditoría. ¿Qué numerales auditar? Te recomendamos los siguientes puntos para evitar el estrés, siguiendo el ciclo PHVA: 8 puntos claves para una auditoria ISO 9001 8 puntos claves para una auditoria ISO 9001 8 puntos claves para una auditoria ISO 9001 8 puntos claves para una auditoria ISO 9001 Requisitos del Planear – P Determinación del proceso: En español, revisa la caracterización del proceso o la descripción del mismo acorde a lo requerido en el numeral 4.1 de ISO 9001. Observa este video donde explicamos este numeral de la norma ISO 9001 – https://shorturl.at/ahkEx https://youtu.be/wisVUURyg8M?si=CUE0b6lhpfBWHeHU Requisitos del Hacer – H Procedimientos del proceso: Un procedimiento explica cómo se realiza el proceso. Revisa el procedimiento, léelo. Una mala práctica es leerlo solo el día de la auditoría. Aquí es clave conocer cuál es el objetivo de tu proceso y existirán numerales específicos para lo que estás haciendo acorde a ISO 9001. Por ejemplo, si eres compra, te aplicarán los numerales 8.4.1, 8.4.2, 8.4.3. Si tienes un proceso misional, aplicarán: 8.1, 8.5.1, 8.5.2 de ISO 9001 por lo general. Control de información documentada: El procedimiento tiene una versión, una fecha; revisa si está vigente, compárala con el listado maestro de documentos. Revisa si tienes la última versión aprobada. ¿Dónde debes almacenar los registros de tu proceso? ¿Los impresos? ¿Los digitales? En tu lista de verificación, esto corresponde a los numerales 7.5.2 y 7.5.3 de ISO 9001 (también para ISO 45001, ISO 14001, entre otras normas). Te recomiendo este video: https://shorturl.at/F5XPx Riesgos y oportunidades:¿Cuáles se identificaron para tu proceso? ¿Qué acciones se establecieron para que no se materializaran? Revisa las fechas y la eficacia de la acción. Acorde a 6.1.1 y 6.1.2 de ISO 9001. Requisitos del Verificar – V Indicadores: Aquí es donde debes tener el resultado del indicador que se estableció para tu proceso, en la frecuencia definida por la organización. Esto acorde al numeral 9.1.1 de ISO 9001. Requisitos de Actuar – A Análisis de datos: De los resultados de los indicadores, analizarás su comportamiento. ¿Qué está pasando para no llegar al 100% o a cumplir la meta? Todo esto acorde al numeral 9.1.3 de ISO 9001. Acciones correctivas: Si no se cumplió la meta, enfócate en realizar un buen análisis de causas para establecer acciones y eliminarlas. Comprende la diferencia entre corrección y acción correctiva. https://shorturl.at/0eT47 Todo esto acorde al numeral 10.2 de ISO 9001. Política de la calidad: Aporta mucho valor comprenderla acorde a 5.2 de ISO 9001 y los objetivos de calidad acorde a 6.2 de ISO 9001. ¿Desde mi proceso qué estoy haciendo para que se cumplan estos objetivos y esta política? Elimina el estrés de la auditoría. Con estos puntos puedes prepararte. ¿Agregarías alguno más? Coméntalo. Descarga los 08 puntos claves a continuación:
¿Conoces como atraer mas clientes?
¿¿Conoces cuál es el tiquete para ofrecer tus servicios como empresa de construcción a más clientes? Gerencias una empresa de construcción, desarrollas proyectos inmobiliarios, infraestructura vial o una empresa metalmecánica y quieres llegar a más clientes. Tu servicio y tu producto consideras que son buenos, pero quieres llegar a clientes grandes del sector de Hidrocarburos o minería como Ecopetrol, Argos, Cerrejón, Esenttia, etc. Tienes el personal competente, la experiencia en diversos proyectos pero luchas comercialmente para obtener clientes. Cada día, observas que llegan más competidores y existen estas preguntas: ¿Por qué un cliente debería seleccionar tu empresa? ¿Qué diferencia tu empresa de la competencia? Si tu respuesta es que eres mejor, es válida pero ¿cómo muestras que eres el mejor? Debes participar en las licitaciones o convocatorias que desarrollan los clientes, pero no te invitan a participar. Si no te invitan es porque no eres reconocido, no generas confianza. ¿Conoces cuál es el tiquete para volar al destino del reconocimiento? ISO 9001 ¿Por qué un cliente debería seleccionar tu empresa? ¿Qué diferencia tu empresa de la competencia? Contáctanos > Facebook Un sistema de gestión de calidad acorde a la norma ISO 9001 certificado es tu tiquete. La certificación ISO 9001 permite que tu empresa obtenga el máximo puntaje en las evaluaciones de proveedores. Esta certificación le brinda tranquilidad al cliente de que tu empresa cumple satisfactoriamente los requisitos del sector y la excelencia en el desempeño. El cliente sabe que tu principal propósito es aumentar su satisfacción y su eficacia. Un cliente abre la puerta de su empresa, de su planta de producción, donde fabrica su producto a un proveedor cuando le tiene confianza. Cuando invitas a un desconocido a pasar a tu casa, revisas quién lo referencia, sus antecedentes. ISO 9001 de 2015 es la solución. ¿Cuentas con la norma ISO 9001? ¿Como seleccionar un consultor de ISO 9001? La certificación ISO 9001 te abre la puerta de la casa del cliente. ¿Pasos para lograr este tiquete? Compromiso gerencial, sin esto ese tiquete no existe. Diagnóstico de la situación actual de la empresa, ¿cuánto cumples la norma ISO 9001? Planeación de calidad: Política, Objetivos Gestionar los procesos, transformar horizontalmente tu empresa. Documentar los procesos: Contar con los procedimientos. Implementar el sistema de gestión, contar con las evidencias, poner en marcha los procedimientos. Auditoría interna: Conocer qué se debe mejorar en la empresa. Toma de acciones correctivas. Revisión por la Dirección. Auditoría de Certificación: Contratar un organismo que esté acreditado para realizar auditorías de tercera parte en sistemas de gestión. Si necesitas un diagnóstico para iniciar y conocer los pasos para obtener el tiquete que te permita licitar, contáctanos.
¿Qué debe aprender un Gerente del termo Stanley?
¿Qué debe aprender un Gerente del termo Stanley? Una empresa que en 4 años aumentaron sus ventas de $73 millones de USD a $750 millones de USD Esta empresa de termos Stanley Cup se volvió viral luego de que Danielle, una mujer, publicara un vídeo en TikTok de su auto incendiándose, pero el termo mantuvo intacto su vaso de café aún con hielo adentro. Aunque se quemo completamente el auto, el termo con hielo (como deja ver la dueña) se mantuvo intacto. “Todo el mundo está muy preocupado si el Stanley se derrama, pero ¿qué más? Ayer se incendió y todavía tiene hielo” dijo Danielle. @danimarielettering Thirsty after you catch on fire? @Stanley 1913 is like no problem i gotchu #fyp #carfire #accident #stanleycup ♬ original sound – Danielle El Presidente de Stanley reacciono y publico un video: “Todos hemos visto tu video. Vaya, qué terrible experiencia, y todos estamos muy contentos de que estés a salvo”. “He visto muchos comentarios de que deberíamos enviarles algunos Stanley. Bueno, les enviaremos algunos Stanley, pero hay una cosa más y nunca hemos hecho esto antes… pero nos encantaría reemplazar su vehículo… sí, a todos en Stanley realmente nos gustaría reemplazar su vehículo” Una empresa que trabaja por áreas, donde las decisiones son burocráticas y lentas, no aprovecharía esta oportunidad de mercadeo. Este presidente es un crack (como se denomina en fútbol, alguien con maestría). @stanleybrand #stitch with @Danielle ♬ original sound – Stanley 1913 Los termos se han hecho virales por los videos virales y también por su precio!, pues muchos desean saber cuánto cuesta ese termo que puede sobrevivir a altas temperaturas. Pero no siempre fue así: Esta empresa de 110 años antes solo era conocida por sus termos utilizados por empleados de fábricas o padres para pescar, reconocidos por su durabilidad. ¿Cómo lo lograron saltar de facturar $73 millones de USD y saltaron a $750 millones en 2023? “They Buy Guide”(Blog de mujeres) compró más de 5,000 Quenchers (un termo que no vendía mucho Stanley) para venderlos ellos mismos, y se agotaron en días. Stanley aprendió y analizó que debía incursionar en ese mercado, lanzando termos en diferentes colores. 6 Lecciones Cruciales que Todo Gerente Puede Extraer del Éxito del Termo Stanley: 1. Cuenta con un proceso de innovación sin perder su característica principal: durabilidad. 2. Desarrolla un proceso de marketing. 3. Implementa procesos ágiles para la toma de decisiones. 4. Reinventarse en el mercadeo explorando mercados ignorados. 5. Entender a tu cliente (alianzas). 6. Aceptar nuevas audiencias. Puedes tener un producto de calidad, el mejor pero si no te adaptas al contexto, a las necesidades de tu cliente, quedas por fuera de este juego infinito. Si necesitas ayuda como gerente y quieres contar con procesos agiles, eficientes, comenta esta publicación y te contactaremos sin ningún costo para acompañarte con un diagnostico “Gratis”, comparte esta publicación, algún amigo lo necesitara. Aprende sistemas de gestión y viaja por el mundo! Dale Click sobre la imagen. Contáctanos! Ayudamos a empresas de ingeniería y fábricas a ganar contratos millonarios con el Método 3PS.” Ver esta publicación en Instagram Una publicación compartida por Ricardo Avila Soto (@ricardoavilamac)
¿Conoces el tiempo mínimo para implementar un sistema de gestión? sgc y sga sgsst
¿Conoces el tiempo mínimo para implementar un sistema de gestión? sgc y sga sgsst 21 de febrero de 2022 | PLANEAR, SISTEMAS DE GESTION Tiempos para implementar un sistema de gestión iso Implementar un sistema de gestión en una organización requiere un tiempo mínimo para contar con evidencias de su conveniencia, adecuación y eficacia. ¿Pero cuánto es el tiempo mínimo, puedo hacerlo en un mes? Esta es una de las preguntas habituales que realizan los clientes al inicio cuando desean implementar un sistema de gestión en su empresa, pero quienes mas la realizan son algunos clientes que desean certificarse de forma urgente, express porque se lo esta exigiendo en algún proceso licitatorio o convocatoria y contar con un diploma de certificación de su sistema de gestión (ISO 9001 para Calidad, ISO 14001 para medio ambiente o ISO 45001 para Seguridad y Salud en el trabajo) le permite obtener puntaje, en algunos casos si no cuente con estos diplomas no puede registrarse como proveedor y ofrecer servicios. Implementar un sistema de gestión permite solucionar diferentes problemas en una empresa, por ejemplo: 1. Problema: El conocimiento esta en las personas, cada quien conoce que debe realizar en la empresa pero cuando existe rotación o contratación de personal, se genera ineficiencia al formar esa nueva persona o en la mayoría de los casos se pierde la información. Solución: Gestión del conocimiento, determinar los procesos y documentar los procedimientos, además que el personal cuente con descripciones de cargo o manual de funciones con responsabilidades y autoridades claras, comunicadas y entendidas. 2. Problema: Se presentan cambios en los requisitos legales, en el mercado, nuevos competidores, nuevas tecnologías que generan riesgos como también oportunidades para la empresa pero la empresa sigue trabajando normal solo reacciona si existe alguna sanción o si ya se pierde un cliente por esas cuestiones. Solución: Implementar una metodología que permita conocer las cuestiones que afectan a la organización tanto afuera como adentro para identificar riesgos y oportunidades, analizarlos y evaluarlos definiendo controles y planes de acción con responsables, procesos que intervengan y fechas concretas para realizar seguimiento. Entendido ¿Pero cuánto es el tiempo mínimo, puedo hacerlo en un mes? Implementar estas soluciones requiere más de un mes de trabajo ¿Más de un mes? Si, se que existen algunos consultores que ofrecen sistemas de gestión en un mes, amantes de los comandos corta y pega de word, cambian documentación y maquillan todo en la empresa, pero ya no contarías con soluciones, estarías aumentando los problemas de tu empresa. Las soluciones mágicas no funcionan. Analiza el siguiente caso. Una persona con problemas de sobrepeso, desea una dieta que funcione, y rápido. Esto lo escuchamos muchas veces. El sueño es una solución rápida y milagrosas para los problemas que se desarrollaron por muchos meses o años. Al presentarse en un gimnasio donde suelen estar imágenes de personas delgadas y entrenadores en forma, preguntando, ¿Puedo perder todos estos kilos y estar asi como luce usted en un mes? Así le mienta el entrenador o la persona que recibe a esta persona desesperada, en un mes no estará igual que los modelos de las imágenes. Sin duda es una buena opción iniciar el proceso pero toma mas tiempo. Existen unas etapas para implementar un sistema y llegar a la certificación. Las tres primeras etapas: 1. Diagnostico / Diseño: Corresponde a una evaluación inicial del estado de la empresa con respecto a los requisitos de las normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001. Se realiza y luego se establece se elabora un plan de trabajo para determinar las actividades a documentar de los procesos. 2. Documentación: Corresponde a la documentación de todas las soluciones para cumplir con los requisitos establecidos en las normas y documentar los procedimientos para gestionar el conocimiento y todos tengan claro que hacer, cuando, como, porque y para que. Aquí se definen una serie de formatos, que deberán ser obtenidas en la siguiente etapa. 3. Implementación: Cumplir con lo que se escribió en la etapa anterior. En los procedimientos se establecieron unos formatos que en esta etapa se transforman en registros, por ejemplo se estableció en el procedimiento de producción un formato para Orden de trabajo interno y este se debe realizar para cada trabajo, en esta etapa se diligencian estos formatos tal como lo se describe en el procedimiento diariamente. Las siguientes dos etapas: 4. Verificación: En esta etapa se evalúa si la implementación del SGC ha sido eficaz y cumple los propósitos para el cual fue diseñado. Esto se realiza a través de la auditoría interna. 5: Revisión por la Dirección / mejora: Se toman las acciones para mejorar de acuerdo a los hallazgos presentados durante la etapa anterior y se realiza una revisión al sistema de gestión por la dirección de acuerdo a lo requerido en 9.3 de las normas ISO 9001, ISO 45001, ISO 14001 Desarrollando estas etapas, puedes programar tu auditoria de certificación. Ya conozco las etapas, ¿Pero cuánto es el tiempo mínimo? Para estimar un tiempo de implementación se deben considerar diferentes cuestiones internas como la cultura de la empresa, que buenas practicas se están desarrollando en cada uno de los procesos, si los conocen hacia donde va la empresa, que quiere la dirección además de generar ingresos y lo mas importante, el porque se hace lo que se hace. Los trabajadores así cuentan con un motivo para ir cada día a su puesto de trabajo y dar lo mejor de sí mismos. Esto facilitaría o agilizaría la implementación de un sistema de gestión. Considerando una empresa pequeña, con un compromiso visible de la dirección y participación del personal, asignando los recursos, se pueden estimar los siguientes tiempos 1. Diagnostico / Diseño: 0.5 mes 2. Documentación: 3 meses. 3. Implementación: 3 meses. 4. Verificación: 0.5 mes 5: Revisión por la Dirección / mejora: 1 mes TOTAL: 08 meses. Es un estimado ocho meses para contar con un sistema de gestión, puede ser un poco menos, puede ser un poco mas, considerando cuatro aspectos: competencia del personal, tamaño de la empresa y complejidad de los procesos, sumados a la disciplina de la empresa. Solo recuerda no existen formulas o
¿Conoces ISO 26000 y su aporte a los ODS?
¿Conoces ISO 26000 y su aporte a los ODS? 2 de septiembre de 2022 | BLOG, ISO, SISTEMAS DE GESTION En esta publicación, el organismo ISO explica el aporte de la guía ISO 26000 al cumplimiento de los ODS ( Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas ) “Nunca ha sido tan fuerte la presión sobre la sociedad para mirar hacia el futuro. Las organizaciones de todo el mundo están empezando a darse cuenta de la importancia de abordar las amenazas actuales respecto a su viabilidad a largo plazo y de invertir en un futuro sostenible para todos. El logro de la sostenibilidad futura requiere del equilibrio entre las necesidades de los sistemas ambiental, social y económico. Actualmente existe una expectativa de la sociedad en relación a que las organizaciones no solo tienen responsabilidades sociales y ambientales, sino a que también desempeñen un papel positivo e integral para lograrlo” Descarga la publicación de la ISO, dale click aqui en descargar guia : DESCARGAR GUIA
5 razones por las que tu empresa no toma acciones
5 razones por las que tu empresa no toma acciones 31 de octubre de 2022 | ISO, SISTEMAS DE GESTION El sistema de gestión de una organización es una herramienta que permite conocer el desempeño de los procesos, recibir retroalimentación de todas las partes interesadas y se obtiene toda esta información para tomar acciones. Esto suena lógico pero ¿Por qué implemento un sistema acorde a ISO 9001 o a ISO 45001 o a ISO 14001 (entre otras) y mi empresa no mejora? ¿Estamos certificados, recibimos auditorias, además nos felicitan, que sucede? Existen diferentes razones, causas que podemos revisar: 1. SISTEMA DE GESTION DE PAPEL: Observa la imagen, si revisas en algunas empresas donde su decisión está orientada a contar con un sistema de gestión certificado para presentarse en licitaciones, convocatorias privadas donde entregan un mayor puntaje al presentar los diplomas de ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 (Entre más tengas, más puntos), obtienen como resultado, una sumatoria de documentos como planeación estratégica, objetivos con sus metas, planes, presupuesto, realizar comités con los responsables de los procesos, pero al final, nada de mejora, no se obtienen acciones. Usan el sistema como un “Check List” o lista de chequeo, donde se revisa que se elaboren todos los documentos pero sin preguntarse ¿para qué hacemos esto? ¿Por qué lo hacemos? Y si lo anotamos al inicio, es sencillo, ya está inventando, escrito en diferentes libros, normas, al final usas el sistema para tomar acciones. Nota: Si decides certificar la organización es una excelente decisión, aumenta tu imagen, múltiples beneficios, pero no debe ser el objetivo de implementar o mantener un sistema. 2. CERO LIDERAZGO: La dirección está alejada del sistema, no lo utilizan como herramienta para tomar decisiones y acciones. Si que existen en la organización, durante las reuniones, seguimientos que realiza la dirección y los responsables de procesos, seleccionan oportunidades de mejora, estamos seguro que se implementan en la empresa pero en algunos casos, no se formalizan en el sistema. Tal como lo observas en la imagen, al final, el inventario o el número de acciones que arroja el sistema son pocas, en algunos casos cero. ¿Pero si existen, porque no se formalizan? Cuando tenemos un grupo directivo o una gerencia, enfocada en la misión de la empresa y cuando se conversa sobre calidad, seguridad o medio ambiente ( O de cualquier otro sistema, alimentos, seguridad informática, entre otros), piensan que esa responsabilidad es del coordinador del sistema, que no tiene nada que ver con lo que está generando ingresos a la empresa. Se toman decisiones o acciones y se convierte en una carrera contra reloj, del coordinador en tratar de llenar los diferentes formatos que tiene la empresa para reflejar las acciones antes de la auditoria para evitar una no conformidad. ¿Te parece ineficiente? ¿Desgastante? Seguro que si. Toda la organización cuenta con una cultura orientada a solucionar los problemas, en vivir el día a día, alimentar el sistema de gestión, con los formatos después que sucede, si tienen tiempo, o si el coordinador tiene tiempo. ¿Qué te parece esta cultura? Los responsables de procesos y sus equipos siguen el ejemplo de la dirección. Como lo solucionas, sencillo, usa el sistema para planear. 3. DESCONOCIMIENTO: Si puede ser sorprendente, pero existen diferentes empresas con sistemas de gestión certificados, por varios años y no comprenden los conceptos de mejora, corrección, acción correctiva, riesgo, gestión del cambio. No implementan herramientas estadísticas básicas para el mejoramiento, para realizar análisis de los problemas que se presentan en la organización, como el análisis de Pareto, histogramas, graficas de control, Diagramas de causa-efecto, o la técnica de los 5 porqués. Repasemos los conceptos básicos que presenta la norma ISO 9000:2015: · CORRECCION: Acción para eliminar una no conformidad detectada · ACCION CORRECTIVA: Acción para eliminar la causa de una no conformidad y evitar que vuelva a ocurrir ¿Cuál es la diferencia? La corrección soluciona el problema, pero de forma temporal, no garantiza que no se volverá a presentar La acción correctiva permite a la organización comprender el problema, identificar las causas y establecer acciones para eliminarlas, su eficacia estará en verificar que no se volvió a presentar el problema o la no conformidad. 4. OBJETIVOS DE DINERO: Si, la mayoría de organizaciones se enfocan a medir ingresos, gastos, egresos, su orientación está en el dinero, en la rentabilidad de la empresa. ¿Está mal que la empresa desee ser rentable? No, eso está bien, queremos ser autosuficientes, contar con ingresos y que la organización prospere; El punto está en solo medir el dinero y no establecer objetivos inteligentes “SMART” para conocer el desempeño de los procesos de la organización. Al establecer objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y a tiempo, se responden preguntas como: · Specific (específico): ¿qué quieres conseguir en tu proceso? · Measurable (medible): ¿qué KPI o indicadores se pueden utilizar para medir su eficiencia? · Attainable (alcanzable): ¿es razonable respecto de la situación interna y externa de la empresa? · Relevant (relevante): ¿por qué le interesa a tu empresa o a tus clientes? · Timely (a tiempo): ¿cuándo se tiene que conseguir esta meta? Al responderlas, permite a la organización mejorar la planeación, concentrarse en lo importante de un proceso, por ejemplo ¿Cuál es la disponibilidad de los equipos o maquinaria de la empresa? ¿Cuánto tiempo transcurrió sin producción por no contar con el personal competente? Si existen indicadores que no solo miden el dinero, si no el desempeño de los procesos y con esto tendremos una gran fuente de entrada para la toma de acciones. 5. CERO GESTION DEL CAMBIO: El contexto de la organización cambia, es dinámico por lo que la organización debe planear cómo reacciona a estos cambios. Igual puede que la empresa implemente los cambios, pero no se formalizan ¿Cómo así? Igual, no se utiliza el sistema de gestión, no se formalizan acciones donde se analice que mejoras se deben realizar en la organización, que impacto o consecuencias se presentaran por este cambio o cuales queremos evitar. ¿Se requiere formación al personal por este cambio? ¿Se deben modificar procedimientos? ¿Se requieren cambios de infraestructura? ¿Nuevos peligros para la Seguridad y Salud en el